Remplacement ou rénovation d’un logiciel métier sur mesure : par où commencer ?

Votre application métier repose sur des technologies vieillissantes comme Access, FileMaker, Perl ou PHP ?
Vos développeurs historiques approchent de la retraite ?
Vous constatez des failles de sécurité ou des problèmes de compatibilité avec de nouveaux outils ?
L’écran d’accueil contient plus de boutons que les joues de votre adolescent en pleine crise d’acnée ?
Vous attendez 10 secondes et allumez un cierge lorsque vous effectuez une action ?
Il est peut-être temps de remplacer votre solution sur mesure.

Chez Apptitude, nous avons accompagné de nombreuses entreprises dans le remplacement de leurs logiciels métiers. Ce type de projet est stratégique : il impacte directement l’efficacité des équipes et la compétitivité de votre entreprise. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour bien démarrer votre réflexion.

Des objectifs et une vision claire

Comme pour tout projet, définir des objectifs avant de vous lancer vous permet d’assurer une vision commune, une communication claire et une transition en douceur.

Pourquoi souhaitez-vous remplacer ce logiciel ?
Quelle est votre vision à court, moyen et long terme concernant les enjeux de digitalisation ?
Quels sont les critères de réussite ?

Comprendre les besoins et attentes des utilisateurs

Il est essentiel de comprendre les frustrations et attentes des utilisateurs avant d’aller plus loin.

Est-ce un problème de fond ou de forme ? Qu’est-ce qui pose un problème aujourd’hui ? Est-ce le look vieillot ou la lenteur ? Est-ce qu’il faut ouvrir douze fenêtres pour réaliser la même action ? Est-ce que l’expérience utilisateur est pénalisante ? Parfois le fond et la forme font défaut.
Les besoins des utilisateurs ont-ils évolué ? Un logiciel conçu il y a 10 ans ne répond peut-être plus aux attentes actuelles en matière de mobilité ou d’intégration avec d’autres outils.
Quelles sont les fonctionnalités clés ? Certaines fonctionnalités sont peut-être inutilisées, tandis que d’autres manquent. Un audit fonctionnel permet d’identifier les éléments indispensables à conserver ou à améliorer.

Évaluer les limites du logiciel actuel

Ensuite, il est crucial d’identifier les faiblesses et les coûts associés à la solution existante.

Technologies utilisées : quels langages et frameworks composent votre logiciel ? Sont-ils encore maintenus ? Est-ce qu’il y a des développeurs compétents sur le marché ?
Coûts de maintenance : le logiciel actuel nécessite-t-il des interventions fréquentes et coûteuses pour rester opérationnel ?
Compatibilité : fonctionne-t-il avec les nouveaux systèmes d’exploitation, navigateurs et outils tiers ?
Dette technique : code obsolète, documentation insuffisante, dépendance à des technologies désuètes… Une dette technique trop élevée complique la maintenance.
Risques de sécurité : quel est le niveau de sécurité ? Les failles de sécurité peuvent mettre en péril les données et la conformité de l’entreprise (nLPD, RGPD, normes ISO, etc.). Un audit technique permet d’évaluer objectivement ces aspects et d’orienter la prise de décision.

Choisir entre rénovation et remplacement

Selon l’état de la situation, il existe deux options principales :

1. La rénovation : moderniser l’existant

Si la base du logiciel est encore saine, une modernisation peut suffire :

Mise à jour des technologies utilisées (langage, framework, base de données).
Amélioration de l’ergonomie et de l’expérience utilisateur.
Optimisation des performances et de la sécurité.
Ajout de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins actuels.

Cette approche est souvent plus rapide et moins coûteuse, mais elle a ses limites si le logiciel est trop vétuste.

2. Le remplacement : une refonte complète

Si le logiciel est obsolète, mal conçu ou difficile à maintenir, une refonte complète est préférable. Deux options s’offrent alors :

Créer un nouveau logiciel sur mesure, adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise et plus économique sur la durée. Apptitude peut vous accompagner dans cette démarche.
Adopter une solution du marché, qui peut être une alternative plus rapide, mais pas toujours adaptée et souvent plus onéreuse à long terme.

Le choix dépend du niveau de personnalisation requis, du budget et des contraintes techniques.

Assurer une transition en douceur

Un changement de logiciel est un projet complexe qui impacte les équipes et les processus. Pour garantir une transition réussie :

Impliquer les utilisateurs et les former dès la phase initiale du projet afin d’éviter les résistances et garantir l’adoption de la nouvelle solution. Les former afin qu’ils adoptent rapidement les nouveaux outils.
Prévoir une période de transition en mettant en place une cohabitation entre l’ancien et le nouveau système si nécessaire. Les fonctionnalités peuvent être désactivées sur l’ancien logiciel au fur et à mesure qu’elles sont disponibles dans la nouvelle app.
Mettre en place un plan de migration des données pour éviter les pertes et garantir une continuité opérationnelle. Si ce sont deux bases de données différentes, des synchronisations de données peuvent être mise en place pour améliorer la fluidité et éviter la double saisie. C’est un des points les plus importants dans cette transition.
Un accompagnement sur mesure par une équipe spécialisée permet de minimiser les risques et d’assurer le succès du projet.

Découvrez comment nous l’avons mis en pratique pour notre client MSO.

Mettre en place un support et une maintenance continue

Une fois le nouveau logiciel en place, il est essentiel d’assurer un suivi et une évolution continue.

Monitoring et support : une assistance technique permet de corriger rapidement les éventuels bugs et d’optimiser les performances.
Mises à jour régulières : intégrer les évolutions technologiques et répondre aux nouveaux besoins métier.
Sécurité et conformité : vérifier régulièrement les bonnes pratiques de sécurité et la conformité réglementaire.
Maintenance proactive : éviter l’accumulation des problèmes et garantir la pérennité de l’investissement.

Conclusion

Remplacer ou rénover un logiciel métier est une décision stratégique qui doit être prise en fonction des besoins des utilisateurs, de l’état du logiciel actuel et des objectifs de l’entreprise.

Un audit préalable permet d’identifier les faiblesses et les opportunités d’amélioration.
Selon la situation, une rénovation peut suffire, mais parfois une refonte complète est nécessaire.
Une transition bien planifiée et un support continu assurent le succès du projet.

Chez Apptitude, nous accompagnons les organisations dans la modernisation de leurs logiciels métiers. Nous mettons notre expertise à votre service pour concevoir des solutions robustes, évolutives et adaptées à vos enjeux. On vous explique volontiers les projets de ce type menés à bien, notamment dans le domaine médical, des assurances et de la finance.

Vous envisagez de remplacer votre application métier ? Contactez-nous pour discuter de votre projet !