Meilleurs outils de collaboration en ligne pour 2016.

Marre de noter vos heures sur une feuille Excel ? De ne pas avoir accès simplement à vos fichiers de boulot ? D’utiliser un webmail digne de l’an 2000 ? De devoir systématiquement demander à son collègue pour saisir un devis dans le CRM ?

Une étude récente (août 2015) de Gartner montre que les modèles alternatifs de licences (Pay-as-you-go) comptent pour plus de 50% des nouvelles implémentations de logiciels. Va-t-on vers la fin des serveurs d’entreprise, par Microsoft, et leurs applications d’après-guerre ?

La vitesse des réseaux, le faible coût de stockage et l’exigence croissante des utilisateurs pour une plus grande mobilité et une meilleure ergonomie des outils incitent les entreprises à investir dans de nouvelles solutions dites « Cloud » ou « Software-as-a-service » d’après Bianca Granetto, directeur de la recherche chez Gartner.

Mais pourquoi utiliser plein de petits outils plutôt qu’une solution intégrée ? Revient-on en arrière ? C’est assez simple à comprendre en fait, pensez à comment vous achetez votre pain. La baguette sera toujours meilleure chez le boulanger qu’au supermarché. Un accueil et un service personnalisé, une bonne odeur de bon pain grillé dans les narines, le sourire de la boulangère, c’est toute une expérience ! Nous vivons la même expérience avec les fournisseurs décrits ci-dessous. Ils font chacun une seule chose, mais ils la font très – très – bien. Leur service client est hyper réactif et toujours aux petits oignons. Leurs offres sont sans engagement et s’adaptent à votre croissance. L’ergonomie et l’interface graphique sont maintenues aux dernières tendances. Leurs systèmes sont ouverts avec l’import/export de toutes vos données, vous changez quand vous voulez, sans effort.

Si c’est encore la sécurité qui vous freine, personnellement je fais plus confiance à une entreprise qui a une équipe de 20 à 100 experts en sécurité informatique plutôt que Jean-Paul, l’informaticien, qui vient un jour par semaine pour changer les cartouches de l’imprimante. Pour la NSA, c’est un tout autre sujet J

Suivi des heures : Harvest App

http://try.hrv.st/8-45426

Harvest offre une solution très ergonomique pour saisir les heures de vos collaborateurs. La simplicité et la rapidité de cette tâche rendent les données plus précises ainsi que le suivi de votre entreprise plus serein. Harvest c’est aussi :

Créer des projets de tous types (travail à l’heure, au forfait, non-facturable, interne etc.) et y assigner des collaborateurs.
Saisie des timesheets super efficace en mode table ou via l’App mobile
Facturation détaillée et reporting
Nombreuses intégrations (Forecast, Asana, Zapier, Google Apps)
Peu onéreux ($10/mois/personne)

Planification : Harvest Forecast

https://forecastapp.com/

Ce module est complètement intégré avec Harvest, vos projets, vos équipes et vos collaborateurs. Planifiez sur le moyen/long terme l’occupation de vos équipes. En revanche, je le trouve personnellement encore un peu trop cher, à $5/mois/personne en sus. de la licence Harvest.

Suivi des opportunités (CRM) : Pipedrive

https://pipedrive.com

Votre équipe de vente compte moins de 30 personnes ? Oubliez Salesforce immédiatement ! Pipedrive est beaucoup simple, plus efficace et donc à fortiori plus collaboratif. Avec les différentes vues proposées (pipepline, liste, calendrier), c’est un plaisir de suivre ses opportunités et de relancer les prospects. Le prix de $12/mois/personne est très compétitif. Le seul défaut pour moi est leur reporting encore trop simpliste, mais suffisant pour des petites équipes.

Gestion des tâches : Asana

https://asana.com/

Dans votre quotidien professionnel vous êtes amené à donner et à recevoir certaines tâches à accomplir. Asana permet de les rassembler, les trier et de les organiser simplement avec vos collaborateurs. Avec son App sur Smartphone, c’est encore plus simple et cela favorise l’autonomie de chacun, tout en réduisant le nombre d’emails. Avec son module gratuit, envoyez directement vos heures liées à une tâche sur Harvest. En plus c’est gratuit !

Communication interne : Slack!

https://slack.com

Le petit dernier à la mode pour TOUS vos échanges internes. Réduisez jusqu’à 50% votre charge d’email, jusqu’à éliminer totalement les emails internes et favoriser le suivi par équipe des sujets brulants. Avec de nombreuses intégrations en développement continu (Google Apps, Dropbox, Harvest, etc.) gérez vos projets, vos clients et vos échanges dans un outil très flexible et simple d’utilisation.

Slack peut également servir de logiciel de gestion des connaissances (Knowledge Management) sur vos projets ou interne. Slack est gratuit pour les petites équipes et propose aussi la messagerie instantanée et une App mobile. Pour les experts, Slack offre la possibilité de créer des robots (bot) pour automatiser certaines tâches, stimuler la créativité ou gamifier (« ludifier ») le travail de vos équipes.

En chiffres, Slack c’est :

2 millions d’utilisateurs actifs
570’000 utilisateurs payants
60’000 équipes inscrites

Hint

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Sources